Klauzula Informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Stowarzyszenie Elektryków Polskich Oddział Gdańsk
w związku z Gdańskimi Dniami Elektryki

Mając na względzie dbałość o właściwe dysponowanie danymi osobowymi osób biorących udział w Gdańskich Dniach Elektryki (zwanych dalej GDE) oraz zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”, „ORODO”, lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), Stowarzyszenie Elektryków Polskich Oddział Gdańsk jako Administrator danych osobowych podaje następujące informacje:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie Elektryków Polskich Oddział Gdańsk, z siedzibą w Gdańsku; 80-850 Gdańsk, ul. Rajska 6.

2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adres wskazany w punkcie 1 oraz mailowo na adres: sep@sep.gda.pl.

3. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych przetwarzane będą w celach:

1. wzięcia przez Panią/Pana udziału w GDE, kontaktowania się z Panią/Panem oraz obsługi podczas GDE, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli dobrowolnie wyrażonej zgody,
2. realizacji zamówienia odbywającego się na podstawie art. 6 ust. 1 b) RODO,
3. wykonania obowiązków prawnych, w tym dokonania rozliczeń podatkowych i prowadzenia dokumentacji księgowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
4. ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Panią/Panem a Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń,
5. archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków – na podstawie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4. Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane naszym dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi ochrony, doradcze, prawnicze, księgowe, podmiotom uprawnionym przez przepisy prawa np. policja, organy skarbowe, sąd, prokuratura, organy celne, oraz naszym podwykonawcom działającym na nasze zlecenie.

5. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.

6. Administrator nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego i/lub organizacji międzynarodowej.

7. Okres przetwarzania Pani/Pana danych jest następujący:

1. w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana umowy z Administratorem tj. udziału w GDE lub innym wydarzeniu organizowanym w ramach GDE przez Stowarzyszenie Elektryków Polskich Oddział Gdańsk dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy do czasu zakończenia jej realizacji i rozliczenia oraz przez czas, w którym przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakazują Administratorowi przechowywać dane,
2. w zakresie prowadzenia działalności operacyjnej Administratora, w tym statystyki i raportowania, dane osobowe będą przetwarzane do czasu istnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania, a także przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane przez Administratora,
3. w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, wykazania wykonania obowiązków – do czasu istnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania, a także przez czas, w którym przepisy nakazują przechowywać dane przez Administratora,
4. w celach wskazanych w dobrowolnej zgodzie – przez okres w nich wskazany lub do czasu jej wycofania – w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej.

8. Po upływnie powyższych okresów dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

9. Informujemy również, iż Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowanego przez monitoring w obiektach w których odbywają się Gdańskie Dni Elektryki i/lub wydarzenia z nimi powiązane, wyszczególnione w „Regulaminie Gdańskich Dni Elektryki 2021” przetwarzane będą w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na ich terenie jak również w celu zabezpieczenia mienia na podstawie art. 6 ust 1 pkt f) RODO. Przebywanie na terenie ww. obiektów jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na podanie danych osobowych w zakresie wskazanym w niniejszym punkcie. Konsekwencją odmowy udostępnienia tych danych jest brak uprawnienia do przebywania na terenie obiektów, w których organizowane jest GDE.

10. Pani/Pana dane, o których mowa w pkt. 10 będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany – kamery monitoringu nagrywają obraz w sposób ciągły, zapisy z monitoringu przechowywane będą w zależności od wielkości zapisanych danych – do momentu ich nadpisania lub do czasu prawomocnego zakończenia postępowania prowadzonego na podstawie prawa.

11. Przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do danych Pani/Pana dotyczących, prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych osobowych.

12. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest zgoda, ma Pan/Pani prawo do jej wycofania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które zastosowano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

13. W celu skorzystania z praw wymienionych powyżej należy skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe wskazane wyżej).

14. Nadto przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza RODO.

STOWARZYSZENIE ELEKTRYKÓW POLSKICH
ODDZIAŁ GDAŃSK